Aktenscan in
Rekordzeit
Geheftet, gerissen, verknittert. Quittungen, Belege, Post-its: Bringen Sie Ihre Altakten in die E-Akte. Mit der X-NRW Gesamtlösung scannen Sie Alt- und Bestandsakten direkt aus dem Ordner, ohne zeitfressende Scanvorbereitung.
Das Problem beim klassischen Aktenscan
Wer schon einmal tausende Seiten Papier aus Leitz-Ordnern befreit, entheftet, entklammert und auf ein Vorlagenglas oder in einen Standard-Einzugsscanner gelegt hat, weiß: 80% der Kosten und der Zeit entfallen auf die Vorbereitung.
Die Vorbereitung
Jedes Blatt muss auf Klammern geprüft werden. Risse müssen geklebt, kleine Formate auf Trägerpapier kopiert werden. Hohe Personalkosten sind die Folge.
Die Stapelscanner
Standard-Scanner verlangen normiertes Papier (DIN A4) und einfache Dokumente. Schwierige Materialien führen in der Regel zum Papierstau.
Direkt aus dem Ordner scannen, in einem Schritt
Die OPEX-Technologie ermöglicht es, direkt aus dem Ordner zu scannen, auch schwierige Materialien. Vorbereitung und Scanvorgang passieren in einem Durchlauf.
Unser Scanprozess für kommunale Archive
Beim massenhaften Aktenscan geht es nicht nur um Schnelligkeit, sondern vor allem um Bedienbarkeit und Prozesssicherheit. Wir liefern Ihnen nicht nur die weltweit einmaligen OPEX-Scansysteme, sondern verknüpfen sie auf Wunsch mit einer TR RESISCAN konformen Workflow-Software, die Siegelung, Transfervermerk und Übergabe in Ihr DMS / Ihre E-Akte übernimmt.
Schwieriges Aktenmaterial in Aktion
Heftklammern, gerissene Seiten, Klarsichthüllen, Stapelscan: Sehen Sie das OPEX-System bei typischen Aktenscan-Herausforderungen.
Für professionellen Aktenscan: OPEX Gemini
Für Spezialanforderungen beim Aktenscan ist die OPEX Gemini, die neueste Entwicklung im Portfolio, die richtige Wahl. Ihre Einzigartigkeit liegt in der konsequenten Ausrichtung auf das Aktenscannen durch die "Right-Speed Scanning"-Technologie.
Bei sauberen Dokumenten ohne Heftklammern und Post-its kann die Gemini die Scangeschwindigkeit beim Stapelscannen auf beeindruckende 245 Blatt pro Minute verdoppeln. Und bei gemischtem, schwierigem Material scannt sie in gewohnter Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit die volle Materialvielfalt der FalconV+ und FalconV+ RED Scanner.
So vereint sie das Beste aus beiden Welten: High-Speed-Geschwindigkeit und Materialvielfalt in einem System.
Doppelte Scangeschwindigkeit
Bei sauberem Scangut mit doppelter Scangeschwindigkeit scannen. Ideal für große Aktenbestände ohne Post-its oder Heftklammern, bei denen Durchsatz zählt.
Volle Materialvielfalt
Bei gemischtem Material die gewohnte Zuverlässigkeit der OPEX Falcon: gerissen, geheftet, gefaltet, Quittungen, Plastikkarten, Klarsichthüllen, etc. in einem Durchlauf.
- Right-Speed Scanning
- Passt das Tempo per Knopfdruck an. Mehr als doppelte Geschwindigkeit für Stapelscan mit sauberem Scangut. Normale Geschwindigkeit bei schwierigem Material.
- Scangeschwindigkeit
- Bis zu 245 Blatt pro Minute A4 bei 300 dpi (High-Speed) und bis zu 115 Blatt im Standard-Modus.
- Inline-Erkennung
- OCR, OMR, Barcodes (1D/2D), Dokumenttyp-ID
- Scanqualität
- Bis zu 600 dpi in Farbe, Graustufen und Schwarz-Weiß (Multi-Stream)
- Materialvielfalt
- Quittungen, Umschläge, gerissene und geheftete Seiten, Klarsichthüllen, dünnes und dickes Papier
- Scanformate Länge
- Von 8,90 cm bis 64,77 cm
- Scanformate Breite
- Von 5,08 cm bis 30,48 cm
- Zuführung
- Dual-Feeder mit Hochkapazitäts-Auto-Feed, Endlos-Zuführung, Paket-Zuführung, Drop-and-Scan und Rescan
- Sortierfächer
- 5 programmierbare Fächer und 1 Gerade-aus-Fach für dicke und empfindliche Materialien
- Basis-Software
- CertainScan® Host-Software unter Windows 11 64-Bit
- Bedienung
- Touchscreen, Gestensteuerung und Kurzbefehle, konzipiert für die Ein-Personen-Bedienung
Häufig gestellte Fragen zum Aktenscan
Häufige Fragen zu Ablauf, Datenschutz und Technik.
Das hängt davon ab, welche Prozesse Sie heute schon etabliert haben. Unser Ansatz besteht darin, die Scanvorbereitung so weit wie möglich zu reduzieren. Daher müssen Akten nicht vorbereitet sein. Vielmehr wird unmittelbar 'aus dem Aktenordner' gescannt durch unsere 'One-Touch-Scanning'-Technologie.
Lassen Sie uns gerne Ihre Akten in unserem Schauraum gemeinsam scannen, dann haben Sie eine gute Einschätzung darüber, wie der Prozess abläuft und wie groß die Arbeitserleichterung ist.
Durch den 'One-Touch'-Prozess der OPEX Scanner, der Vorbereitung und Scanvorgang vereint, fällt ein Großteil der Vorbereitungszeit weg. Die genaue Zeitersparnis hängt von mehreren Faktoren ab: u.a. den Fähigkeiten des eingesetzten Scanoperators und der Qualität der Dokumente (getackert, geknickt, geöst, Überformate wie Baupläne, etc.).
Pauschal gilt jedoch: Der Flaschenhals in der Produktivität ist nicht die Geschwindigkeit des Scanners, sondern die Scanvorbereitung im Vorfeld des Scannens. Genau dieses Problem adressieren wir und sind in aller Regel deutlich produktiver.
Bringen Sie gerne Ihre Testmaterialien mit zu einem Besuch in unserem Schauraum und überzeugen Sie sich selbst.
Möchten Sie ausschließlich Akten scannen ist eine Version ohne Brieföffner (FalconV+ oder Gemini) zu empfehlen. Welche der beiden Scansysteme für Sie in Frage kommt, können wir am besten bestimmen, wenn wir Ihre individuellen Anforderungen verstehen.
Die Gemini Scanner bieten im Gegensatz zu den Falcon Scannern die sogenannte Right-Speed-Technologie, sodass mit einem System alle Anforderungen erfüllt werden können: Hochgeschwindigkeitsscannen mit 245 Blatt/Min, und damit mit mehr als doppelter Geschwindigkeit im Vergleich zur Geschwindigkeit der Falcon Baureihe. Gleichzeitig verarbeiten die Gemini Scanner jedoch in Normalgeschwindigkeit auch alle schwierigen Materialien, die die Falcon Scanner auszeichnen.
Entscheidender Unterschied: Die Gemini Scanner können nicht mit einem integrierten Brieföffner ausgestattet werden.
Ja. Die Verarbeitung findet komplett in Ihrem eigenen Netzwerk statt. Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.
Ergänzend bringt unsere Workflowlösung Avila® ein Papiervernichtungskonzept mit: Nach der Aufbewahrungsfrist gemäß TR-RESISCAN (in der Regel 6-8 Wochen) zeigt das System, welche Scanstapel vernichtet werden können. Wer wann welchen Stapel in die Datentonne gegeben hat, wird dokumentiert. Die Vernichtung selbst liegt in Ihrer Verantwortung.
Ähnliche Rahmenbedingungen in Ihrer Behörde?
Jede Verwaltung hat individuelle Anforderungen. Sprechen Sie mit uns über Ihre spezifischen Herausforderungen und lassen Sie uns gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung finden, wie wir es bereits an vielen anderen Stellen erfolgreich gelöst haben.