Avila® Scanworkflow:
Bringt die Daten ins DMS

Avila liefert Dokumente und Metadaten über REST, SOAP, CMIS oder klassische Hotfolder. Damit deckt die Lösung praktisch jede DMS-/E-Akte-Plattform ab, die im kommunalen Umfeld eingesetzt wird.

Wir arbeiten systemunabhängig. Der Avila Scanworkflow liefert Metadaten und PDF/A Dokumente strukturiert an das jeweilige Zielsystem: Bereits erfolgreich angebunden haben wir die DMS enaio (von Optimal Systems), d.velop documents (von d.velop), nscale (von Ceyoniq), Winyard (von LCS) oder 2Charta (von Sovero, ehemals Lorenz Orga) sowie eAkte | Office (von ekom21).

Über die bei uns verfügbaren, gängigen Schnittstellen REST, SOAP, CMIS oder Hotfolder haben wir größtmögliche Freiheit.

Die Avila-Plattform ist grundsätzlich auch für den Cloud-Betrieb ausgelegt. Aktuell betreiben jedoch alle unsere Kunden die Lösung on-premise: entweder auf eigenen virtuellen Servern oder bei einem regionalen IT-Dienstleister.

Der Zugriff auf die Software erfolgt browserbasiert von jedem Arbeitsplatz aus, eine zusätzliche Client-Installation ist nicht nötig.

Architekturseitig sind wir flexibel: neben Windows wird auch Linux unterstützt, und neben der klassischen Direktinstallation auch Container-Umgebungen wie Docker und Kubernetes. Die genaue Architektur diskutieren wir gemeinsam mit Ihren IT-Kolleg:innen in den jeweiligen Terminen.

Dafür existieren spezielle Clearing-Schritte in der Software, bei der an mehreren Stellen innerhalb der Prozess-Schritte ein Brief oder auch ein gesamter Scanstapel als 'Irrläufer' markiert werden kann.

Diese Irrläufer werden dann wahlweise der Post- und Scanstelle elektronisch zurückgespielt oder können direkt an die richtige Organisationseinheit geroutet werden.

Ja, optional ist dies über ein OCR-Modul möglich, welches als volumenbasiertes Lizenzmodell hinzugebucht werden kann.

Welche Variante für Sie sinnvoll ist, klären wir gemeinsam in den Vorgesprächen, abhängig davon, welche Ziele Sie mit der Lösung erreichen möchten.

Hier gibt es zwei Wege. Idealerweise ruft Ihr DMS den Avila-Workflow aktiv über REST oder SOAP auf und gibt die Metainformationen des betreffenden Dokuments zurück, dann startet der Prozess automatisch.

Falls Ihr DMS diese Schnittstelle nicht bietet, lassen sich Rescan- und Original-Anforderungen alternativ direkt in Avila abbilden. So ist der Prozess unabhängig davon, was Ihr DMS leistet.

Ja. Der Avila Scanworkflow ist darauf ausgelegt, die strengen Anforderungen des BSI zum ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN) technisch exakt abzubilden. Das beinhaltet unter anderem die systemgestützte, dokumentierte Stichprobenprüfung, die Erstellung des Transfervermerks sowie die qualifizierte elektronische Siegelung.

Beachten Sie bitte, dass auch Sie als Kunde Beistellungen zu erbringen haben. Diese sind sowohl organisatorischer als auch rechtlicher Natur. Details besprechen wir gerne im Termin.

Absolut. Auch wenn wir primär eine auf OPEX-Scansysteme optimierte Gesamtlösung anbieten, ist der Avila Scanworkflow hardware-agnostisch. Hierzu gibt es spezifische Anforderungen an die Scanhardware und Scansoftware, die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Termin erläutern.

Bedenken Sie jedoch, dass der Einsatz des OPEX-Scansystems einen Großteil der Produktivität der Gesamtlösung ausmacht.

Übrigens: Flachbett-, Buch- oder Großformatscanner können direkt mit dem OPEX Scanner gemeinsam in den Gesamtprozess eingebunden werden. Wie das über die OPEX Import Funktion abläuft, zeigt die Sonderformate-Animation auf der OPEX-Scanner-Seite. Die genaue Abstimmung der Systeme und Ihrer Anforderungen klären wir gerne in einem gemeinsamen Termin.