Häufig gestellte Fragen

Ja, absolut. Das ist eine der großen Stärken des Scansystems. Von der kleinen Tankquittung, Visitenkarten, A4 und A3 Seiten, bis hin zu Dokumenten, die über 200 cm lang sind, können einzeln auf das Förderband aufgelegt werden.

Ein Auflegen im Stapel ist zwar grundsätzlich möglich, entspricht aber nicht der Denkweise des Scannens vom Umschlag oder aus der Akte heraus ohne Dokumentenvorbereitung. Solche und weitere Themen besprechen wir gerne live auf Basis Ihrer konkreten Anforderungen.

Definitiv. Neben dem Scannen der Tagespost ist das Scannen von Alt- und Bestandsakten der zweite große Einsatzbereich des OPEX Scanners.

Durch die minimale Vorbereitung (kein Entklammern, kein Trennblätter-Legen) werden auch große Aktenbestände effizient verarbeitet. Sollten Sie ausschließlich oder große Mengen an Akten scannen wollen, gibt es das System wahlweise auch ohne integrierten Brieföffner.

Durch den 'One-Touch'-Prozess der OPEX Scanner, der Vorbereitung und Scanvorgang vereint, fällt ein Großteil der Vorbereitungszeit weg. Die genaue Zeitersparnis hängt von mehreren Faktoren ab: u.a. den Fähigkeiten des eingesetzten Scanoperators und der Qualität der Dokumente (getackert, geknickt, geöst, Überformate wie Baupläne, etc.).

Pauschal gilt jedoch: Der Flaschenhals in der Produktivität ist nicht die Geschwindigkeit des Scanners, sondern die Scanvorbereitung im Vorfeld des Scannens. Genau dieses Problem adressieren wir und sind in aller Regel deutlich produktiver.

Bringen Sie gerne Ihre Testmaterialien mit zu einem Besuch in unserem Schauraum und überzeugen Sie sich selbst.

Wir bieten alle verfügbaren OPEX Scanner und OPEX Produkte als autorisierter Partner an. Welche Scansysteme zu Ihren Anforderungen passen, erläutern wir Ihnen gerne persönlich.

Ja. Die Scaneinheit ist in beiden Varianten identisch, der Brieföffner lässt sich sogar nach- oder abrüsten, wenn sich Anforderungen ändern. Auch hier gilt: Ihre Anforderungen bestimmen die Varianten. Hierbei beraten wir Sie gerne.

Ja, zwei Scanleisten erfassen beide Seiten gleichzeitig (Duplex), sieben Sensoren erkennen Doppelblatteinzüge.

Es werden bei den sieben Doppelblattsensoren ausschließlich moderne Ultraschallsensoren verbaut, die wahlweise einzeln deaktiviert werden können für besondere Anforderungen.

Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich höhenverstellbar und rollstuhlgeeignet. Inwieweit er barrierefrei ist, hängt von den individuellen Einschränkungen ab. Hier empfiehlt sich am besten ein live-Test bei uns im Schauraum.

Möchten Sie ausschließlich Akten scannen ist eine Version ohne Brieföffner (FalconV+ oder Gemini) zu empfehlen. Welche der beiden Scansysteme für Sie in Frage kommt, können wir am besten bestimmen, wenn wir Ihre individuellen Anforderungen verstehen.

Die Gemini Scanner bieten im Gegensatz zu den Falcon Scannern die sogenannte Right-Speed-Technologie, sodass mit einem System alle Anforderungen erfüllt werden können: Hochgeschwindigkeitsscannen mit 245 Blatt/Min, und damit mit mehr als doppelter Geschwindigkeit im Vergleich zur Geschwindigkeit der Falcon Baureihe. Gleichzeitig verarbeiten die Gemini Scanner jedoch in Normalgeschwindigkeit auch alle schwierigen Materialien, die die Falcon Scanner auszeichnen.

Entscheidender Unterschied: Die Gemini Scanner können nicht mit einem integrierten Brieföffner ausgestattet werden.

Das hängt davon ab, welche Prozesse Sie heute schon etabliert haben. Unser Ansatz besteht darin, die Scanvorbereitung vollständig oder so weit wie möglich zu vermeiden. Daher müssen Briefe oder Akten nicht zwangsläufig vorbereitet sein. Vielmehr kann unmittelbar 'aus dem Aktenordner' oder dem Briefumschlag heraus gescannt werden.

Lassen Sie uns gerne Ihre Akten in unserem Schauraum gemeinsam scannen, dann haben Sie eine gute Einschätzung darüber, wie der Prozess abläuft und wie groß die Arbeitserleichterung ist.

Ja und nein. Der in der Praxis schnellste Ansatz besteht darin, getackerte Materialien oben in der Nähe der Klammerung festzuhalten und jedes Blatt einzeln ruckartig auseinanderzuziehen.

Hierbei verbleibt die Tackernadel in der Regel im letzten oder vorletzten Blatt hängen. Diese muss nicht entfernt werden, sondern das Blatt mit Tackernadel kann mit eingescannt werden. (Siehe Video)

Der OPEX FalconV+ RED öffnet Umschläge mit einer Höhe von 8,89 cm bis 16,21 cm, einer Breite von 12,7 cm bis 29,21 cm und einer maximalen Dicke bis 0,95 cm. Damit sind die Standardformate DIN lang, C6, C5 und B6 vollautomatisch abgedeckt.

Größere Formate wie B5 oder C4 werden nicht maschinell über den integrierten Brieföffner geöffnet. Die meisten unserer Kunden haben rund 10 bis 15 Prozent der Eingangspost als C4-Briefe; diese lassen sich effizient über einen separaten Prozess öffnen, beispielsweise mit einem Tischbrieföffner. Inhalt und Umschlag selbst werden anschließend ganz normal mitgescannt.

Wahlweise ist der Scanarbeitsplatz jedoch auch ohne integrierten Brieföffner erhältlich.

Briefumschläge enthalten Informationen, die später wichtig werden können: Eingangsstempel, handschriftliche Vermerke, Absenderangaben bei unvollständigen Schreiben. Im Kontext der E-Akte fehlen diese Informationen dann später.

Unsere Empfehlung: Vorder- und Rückseite des Umschlags mitdigitalisieren (bei TR RESISCAN Pflicht). Charmanter Vorteil: Der OPEX-Scanner erkennt Briefumschläge und verwendet sie als Sendungstrenner. Dadurch entfällt der zeit- und kostenintensive Einsatz von Trennblättern oder das händische Aufkleben von Barcodes als Trenner.

Möchten Sie dennoch keine Briefumschläge mitscannen, können diese entweder elektronisch automatisiert rausgelöscht werden oder Sie verwenden entgegen unserer Empfehlung Trennblätter oder Barcode-Aufkleber.

Grundsätzlich ja. Der OPEX FalconV Scanner bietet die Möglichkeit, einen sog. 'Audit Trail' aufzubringen.

Hierbei handelt es sich um einen Einzel-Informationscode, der von einem Inkjet-Druckkopf am äußeren Rand eines Blattes aufgedruckt werden kann. Die Informationen können individuell konfiguriert werden, in der Regel werden das Eingangsdatum, das Scandatum, die laufende Stapelnummer und die laufende Seitennummer eingestellt.

Absolut. Auch wenn wir primär eine auf OPEX-Scansysteme optimierte Gesamtlösung anbieten, ist der Avila Scanworkflow hardware-agnostisch. Hierzu gibt es spezifische Anforderungen an die Scanhardware und Scansoftware, die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Termin erläutern.

Bedenken Sie jedoch, dass der Einsatz des OPEX-Scansystems einen Großteil der Produktivität der Gesamtlösung ausmacht.

Übrigens: Flachbett-, Buch- oder Großformatscanner können direkt mit dem OPEX Scanner gemeinsam in den Gesamtprozess eingebunden werden. Die genaue Abstimmung der Systeme und Ihrer Anforderungen klären wir gerne in einem gemeinsamen Termin.

Sehr überschaubar: rund 3 Meter freie Wandfläche für Scanner inklusive Brieföffner, drei normale Schuko-Steckdosen pro Scanarbeitsplatz und ein LAN-Anschluss. Direkter Sonneneinfall sollte vermieden werden, ein einfacher Sichtschutz aus Datenschutzgründen reicht aus.

Die genauen Gegebenheiten Ihrer Räume schauen wir uns gemeinsam in der Projektvorbereitung an. Bei Zweifeln kommen wir vorab gerne kostenfrei zu Ihnen vor Ort und prüfen die Räumlichkeiten gemeinsam.

Die Lieferzeit ab Bestellung beträgt in der Regel 12 bis 16 Wochen. Da wir im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen arbeiten, erfolgt die Bestellung nach Zuschlagserteilung. Diesen Zeitraum sollten Sie von Beginn an in Ihre Projektplanung einkalkulieren, damit der gewünschte Produktivstart sicher erreicht wird.

Ersatzteile, Arbeitszeit, An- und Abfahrt sind enthalten. Je nach Ausstattung des Scansystems wird die Scaneinheit sechsmal im Jahr und der integrierte Brieföffner zwölfmal im Jahr präventiv gewartet. Diese hohe Frequenz stellt sicher, dass Ad-hoc-Wartungseinsätze im Tagesgeschäft deutlich reduziert werden.

Ausgenommen sind Verbrauchsmaterialien wie Tintenpatronen für die Verwendung des sog. Audit-Trails, also dem wahlweisen Aufdrucken von Informationen wie Eingangsdatum, Scandatum, Stapelnummer und laufende Seitennummer. Die tägliche Reinigung des Systems gehört zur Pflege durch den Kunden.