Ersetzendes Scannen
nach TR-RESISCAN
Digitale Aktenführung rechtskonform umsetzen. Von der Siegelung über den Transfervermerk bis zur DMS-Integration.
Grundlagen
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Papierdokumenten, bei der das gescannte Dokument an die Stelle des Papieroriginals tritt. Das Papier kann nach dem Scan vernichtet werden. Die Anforderungen an diesen Prozess definiert die Technische Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138) des BSI: Integritätssicherung, Stichprobenprüfung, Transfervermerk und qualifizierte elektronische Siegelung.
Wie streng Sie diese Vorgaben umsetzen, entscheiden Sie selbst: von der pragmatischen Eingangspost-Digitalisierung bis zur formellen BSI-Zertifizierung. Die technische Umsetzung übernimmt der Avila Scanworkflow: vom Scan am OPEX-System über Stichprobenprüfung und Siegelung bis zur Übergabe ins DMS.
Wo stehen Sie?
Welcher Konformitätsgrad passt zu Ihrer Behörde?
Wir sind flexibel.
Klicken Sie auf eine der vier Stufen. Empfehlung und Systemkonfiguration aktualisieren sich entsprechend.
„Wir orientieren uns soweit es geht an der TR-RESISCAN, lassen uns aber nicht formell zertifizieren.“
Sie folgen der TR-RESISCAN-Methodik mit Stichprobenprüfung, Signatur oder Siegelung, Transfervermerk und interner Verfahrensdokumentation. Auf eine externe Zertifizierung verzichten Sie.
System-Konfiguration
- Individuelle Anpassung der Module
- Stichprobenprüfung, Siegelung, Transfervermerk
Als Generalunternehmer für Scan-Lösungen passen wir Hard- und Software dem gewählten Konformitätsgrad an. Keine unnötigen Abnahmen.
Wo viele stolpern
Bei uns entfällt die Schutzbedarfsanalyse.
Vorsortierung nach Schutzbedarf normal, hoch oder sehr hoch ist in der Praxis nicht effizient umsetzbar. Der Zeitaufwand, die Fehleranfälligkeit und das fehlende fachliche Know-How in der Post- und Scanstelle sprechen gegen solch ein Vorgehen.
Alle Schutzbedarfsklassen laufen bei uns ohne Vorsortierung in dieselbe einheitliche Verarbeitung.Konform gesiegelt, direkt im DMS abgelegt.
Einheitliche Verarbeitung
mit zentraler Siegelung
DMS / E-Akte
Direkte Ablage
Einheitliche Verarbeitung
mit zentraler Siegelung
DMS / E-Akte
Direkte Ablage
Häufige Fragen zum ersetzenden Scannen
Kompakte Antworten zu Rechtsgrundlage, Vernichtung der Originale und Zertifizierungswegen.
Ersetzendes Scannen ist die rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten mit dem Ziel, das Papieroriginal nach dem Scan zu vernichten. Das digitale Dokument tritt an die Stelle des Originals. Die Anforderungen an den Scanprozess beschreibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN (BSI TR 03138).
Ja, genau das ist das Ziel. Voraussetzung ist ein nachweisbar integrer Scanprozess mit Stichprobenprüfung, Transfervermerk und qualifizierter elektronischer Siegelung. Für einzelne Dokumentarten, die gesetzlich im Original aufzubewahren sind (etwa Urkunden), gelten Ausnahmen. Welche Unterlagen das bei Ihnen betrifft, klären wir gerne im Gespräch.
Nein. Viele Verwaltungen setzen die TR-RESISCAN-Methodik um, ohne sich formell zertifizieren zu lassen, oder wählen die Konformitätsbestätigung durch den VOI. Die offizielle BSI-Zertifizierung mit akkreditierten Auditoren ist die höchste von vier Stufen. Welcher Konformitätsgrad zu Ihrer Behörde passt, zeigt die Einordnung oben auf dieser Seite.
Der Avila Scanworkflow bildet die TR-RESISCAN-Anforderungen technisch ab: systemgestützte Stichprobenprüfung, automatischer Transfervermerk und qualifizierte elektronische Siegelung, mit direkter Übergabe ins DMS oder in die E-Akte.
Bereit für TR-RESISCAN?
Wir besprechen mit Ihnen Konformitätsgrad, Schutzbedarf und DMS-Anbindung. Dazu zeigen wir, wie der Einstieg in das ersetzende Scannen bei Ihnen konkret aussieht.