Scannen neu gedacht:
Minimierung der Scanvorbereitung
In einer typischen kommunalen Poststelle entfallen rund 80% der Arbeitszeit auf die Vorbereitung. Das One-Touch Prinzip macht den Großteil davon überflüssig: die Scan-Revolution beginnt im Posteingang.
Warum die Scanvorbereitung der größte Flaschenhals ist
Ein konventioneller Stapelscanner ist zwar schnell, erzeugt aber extrem hohe Lohnkosten in der manuellen Vorbereitung (Tackernadeln entfernen, Trennblätter legen etc.). Im One-Touch Prinzip entfällt diese Arbeit nahezu komplett.
Traditionelles Scannen
Zahlreiche manuelle Schritte binden kostbare Arbeitszeit
Briefe händisch öffnen
Inhalt mühsam entnehmen
Tackernadeln vollständig entfernen
Kleben & Glätten
Vorklassifizieren
Trennblätter setzen
Rütteln
Scannen
Optimiertes Scannen
Effizienz durch radikale Prozess-Vereinfachung
Briefe automatisch öffnen
Inhalt einfach entnehmen
Tackernadeln vollständig entfernen
Kleben & Glätten
Vorklassifizieren
Trennblätter setzen
Rütteln
OPEX Scan
Rechnen wir es einmal durch
Was bedeutet das konkret in Personalstunden? Wir stellen die Geschwindigkeit eines klassischen Scanners dem tatsächlichen Vorbereitungsaufwand gegenüber.
Die versteckten Kosten der Vorbereitung
Wie viele Arbeitsstunden in der Vorbereitung sind nötig, damit Ihr konventioneller Stapelscanner für eine einzige Stunde unter Volllast scannen kann?
Tabelle seitlich wischbar
90 | 150 | 200 | 300 | |
|---|---|---|---|---|
300 Blatt/Std | 18h | 30h | 40h | 60h |
400 Blatt/Std | 14h | 23h | 30h | 45h |
600 Blatt/Std | 9h | 15h | 20h | 30h |
800 Blatt/Std | 7h | 11h | 15h | 23h |
1000 Blatt/Std | 5h | 9h | 12h | 18h |
Bei einem traditionellen Stapelscanner (200 Blatt/Min.) benötigt eine Person mit durchschnittlichem Arbeitstempo (600 Blatt/Std.) ca. 20 Stunden Scanvorbereitung, um einen ausreichend großen und sauberen Stapel zu erzeugen, so dass der Stapelscanner für eine einzige Stunde am Tag voll ausgelastet ist.
Sparen Sie sich die Vorbereitung.
Scannen Sie einfach.
Schwierige Dokumente scannen
Sehen Sie, wie der OPEX FalconV+ RED Eingangspost und schwierige Materialien ohne aufwändige Vorbereitung verarbeitet.
- Heftklammern, Risse, Knicke
- Gemischte Formate in einem Durchgang
- Eine Person, ein Arbeitsschritt
Referenz
Aus der Praxis: Stadt Chemnitz
"Die Zusammenarbeit mit X-NRW ist in mehrfacher Hinsicht bereichernd. Der offene fachliche Austausch und das partnerschaftliche Miteinander haben uns wertvolle, praxisnahe Impulse für unsere Weiterentwicklung geliefert.
So konnten wir eine Lösung etablieren, die sowohl technisch als auch rechtlich exakt auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist.
Vom ersten Projektaustausch bis heute begleitet uns X-NRW als verlässlicher Sparringspartner – mit einem offenen Blick auf technische wie organisatorische Fragen und einem Austausch auf Augenhöhe, der uns stets praxisnahe Impulse liefert. …"
Vom Scan ins DMS: Warum die Software genauso wichtig ist
Die stärkste Scanner-Hardware-Lösung nützt wenig, wenn die Software danach einen Flaschenhals bildet. Ein effizienter Gesamtprozess für die Digitalisierung erfordert die nahtlose Weiterverarbeitung und Integration ins DMS / in die E-Akte.
Avila Scanworkflow kennenlernenHäufige Fragen zur Umstellung
Was Sie zur Technik, Kompatibilität und Umstellung wissen sollten.
Wir arbeiten systemunabhängig. Der Avila Scanworkflow liefert Metadaten und PDF/A Dokumente strukturiert an das jeweilige Zielsystem: ob enaio, d.3ecm, nscale oder kommunale Fachverfahren.
Über die bei uns verfügbaren, gängigen Schnittstellen REST, SOAP, CMIS oder Hotfolder haben wir größtmögliche Freiheit.
Ja und nein. Der in der Praxis schnellste Ansatz besteht darin, getackerte Materialien oben in der Nähe der Klammerung festzuhalten und jedes Blatt einzeln ruckartig auseinanderzuziehen. (Siehe Video)
Hierbei verbleibt die Tackernadel in der Regel im letzten oder vorletzten Blatt hängen. Diese muss nicht entfernt werden, sondern das Blatt mit Tackernadel kann mit eingescannt werden. Der Scanner enttackert also nicht automatisch einen geklammerten Papierstapel, jedoch entfällt das Entfernen der Heftklammer.
Ja, absolut. Das ist eine der großen Stärken des Scansystems. Von der kleinen Tankquittung, Visitenkarten, A4 und A3 Seiten, bis hin zu Dokumenten, die über 200 cm lang sind, können einzeln auf das Förderband aufgelegt werden.
Ein Auflegen im Stapel ist zwar grundsätzlich möglich, entspricht aber nicht der Denkweise des Scannens vom Umschlag oder aus der Akte heraus ohne Dokumentenvorbereitung. Solche und weitere Themen besprechen wir gerne live auf Basis Ihrer konkreten Anforderungen.
In der Regel entfallen ca. 80% des manuellen Zeitaufwands eines Scanprozesses rein auf das Vorsortieren, Entklammern und Trennblätter legen. Durch die direkte Drop-and-Scan-Verarbeitung am Gerät entfallen diese Arbeitsschritte fast vollständig.
Aus unseren Praxisprojekten wissen wir: Das wirkt sich direkt auf den Personalbedarf aus. Die beste Einschätzung haben Sie, wenn Sie Ihre eigenen Dokumente für einen Live-Test bei uns im Schauraum mitbringen.
Lohnt sich der Umstieg für Ihre Poststelle?
Die Stadt Chemnitz hat den Umstieg bereits hinter sich. Die Ergebnisse finden Sie in unserem Projektbericht. Für ein persönliches Gespräch stehen wir jederzeit zur Verfügung.