Landratsamt Nordsachsen:
Zentrale Scanstelle als Basis der E-Akte
Die fortschreitende Digitalisierung stellt Verwaltungen vor die Aufgabe, alte papiergebundene Abläufe neu zu denken. Nordsachsen meistert diese Herausforderung und setzt auf eine Lösung nach TR-03138 (RESISCAN) mit X-NRW und OPEX.
"Das Landratsamt Nordsachsen zeigt, dass eine moderne digitale Posteingangsbearbeitung mehr ist als eine technische Umstellung. Sie ist ein wesentlicher Baustein für eine leistungsfähige, bürgernahe und zukunftsorientierte Verwaltung.
Diese Technik überzeugte sowohl in Tests als auch im praktischen Betrieb. Die hohe Produktivität der Gesamtlösung aus einem Scansystem und dem Scanworkflow ermöglicht die taggenaue Digitalisierung der gesamten Tagespost."
Ausgangssituation am Standort Torgau
Das Landratsamt Nordsachsen in Torgau verfolgt seit Jahren das Ziel, die elektronische Akte flächendeckend einzuführen. Etablierte papiergebundene Abläufe neu zu denken, ist eine erhebliche Kraftanstrengung für die gesamte Verwaltung.
Dabei wurde bewusst auf ein zentrales, vorgelagertes Scannen der Posteingänge gesetzt. Physische Transportwege entfallen, die Dokumente stehen nach dem Scannen revisionssicher allen berechtigten Abteilungen zur Verfügung.
Der offizielle Projektstart erfolgte am 14. März 2022 durch einen Beschluss in der Dienstberatung Landrat. Diesem gingen sieben Monate intensiver Vorarbeiten voraus: Marktsichtung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Vergleiche verschiedener Scanverfahren.
Anschließend folgten 18 Monate Planung, technische Installation und Testläufe gemeinsam mit dem Kommunalamt als Pilotamt. Dabei stieß die zunächst beschaffte Hardware allerdings an funktionale Grenzen.
Projektsteuerung über die Stabsstelle Zukunftsstrategie
Das Projekt wird über die Stabsstelle Zukunftsstrategie gesteuert. Neben der Leitung verschiedener Digitalisierungsprojekte gehören Rekrutierung, Personalentwicklung, Wissensmanagement, interne Kommunikation und betriebliches Gesundheitsmanagement zum Aufgabenbereich. Hier ist auch die Leitung der Projekte ersetzendes Scannen und E-Akte verortet.
Die Stabsstelle IT & Digitalisierung verantwortet die technische Umsetzung, das Sachgebiet interner Service die personellen und organisatorischen Aspekte. Bei der Einführung in die Fachbereiche unterstützen die jeweiligen Fachadministratoren und Führungskräfte vor Ort.
Die Herausforderung: Der fehlende Rückkanal
Im ersten Ansatz zeigte sich, dass wesentliche Anforderungen für die E-Akte fehlten. Besonders schwer wog das Fehlen eines Rückkanals, über den die Fachämter digitale Rescans oder Originalanforderungen auslösen können.
Ein laufender Betrieb der elektronischen Akte ließ sich so nicht sinnvoll unterstützen. Zudem erwies sich die Siegelung der Digitalisate als ungenügend. Mutig entschied sich das Projektteam, den Kurs nachzuschärfen und im Oktober 2023 eine neue Lösung zu suchen.
Die ganzheitliche TR-RESISCAN Lösung
Auf einem Fachkongress in Berlin traf das Projektteam auf die X-NRW GmbH aus Neuss. Die dort präsentierte Lösung, bereits erfolgreich bei Kommunen wie Chemnitz und Wuppertal im Einsatz, verfügte über integrierte Automatisierungen und erfüllte die Anforderung an einen Rückkanal.
Im April 2024 wurde eine OPEX FalconV+ RED mit automatischem Brieföffner beschafft. Die dazugehörige TR-Resiscan-konforme Scansoftware von X-NRW erfüllt alle Anforderungen der Technischen Richtlinie und liefert den dringend benötigten Rückkanal.
- Zertifizierte Sicherheit: Das Gesamtverfahren wurde vom VOI als "TR-Resiscan Ready" zertifiziert.
- Taggenaue Digitalisierung: Hohe Produktivität bei der Postöffnung direkt am Scanner.
- Klarer Rückkanal: Direkte Kommunikation zwischen Scanstelle und Fachämtern.
Zur rechtlichen und organisatorischen Absicherung wurde eine umfassende Verfahrensdokumentation erstellt. Diese hätte allein ausgereicht; Datenschutz, Informationssicherheit und weitere Beteiligte entschieden sich aber für eine zusätzliche Bestätigung durch den VOI als "TR-Resiscan Ready". Eine weitergehende Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bleibt eine Option für die kommenden Jahre.
Das Resultat & die Zukunft
Die Investitionen für Hardware, Software und den Umbau der Poststelle blieben im überschaubaren sechsstelligen Bereich, zuzüglich Wartung. Nordsachsen lobt insbesondere die lösungsorientierte und konstruktive Zusammenarbeit mit X-NRW.
Mittlerweile befindet sich das Landratsamt im sukzessiven Übergang in die zweite Phase: Dem Rollout in die Fachämter. Bis zum Jahr 2027 sollen alle Ämter des Landratsamts an den zentralen Prozess angebunden und sämtliche papiergebundenen Posteingänge zuverlässig digitalisiert sein. Langfristig ist der Einsatz von KI-gestützter Dokumenten- und Metadatenerkennung geplant, um Vorgänge automatisch dem richtigen Fachamt zuordnen zu können.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
Die Möglichkeit für digitale Rescans oder Originalanforderungen sichert die reibungslose Facharbeit.
Dank der Begleitung und Zertifizierung durch den VOI können Originale künftig revisionssicher vernichtet werden.
Der Mut, im laufenden Projekt nachzuschärfen, zahlte sich durch eine hochproduktive Lösung mit OPEX und X-NRW aus.
Häufige Fragen zum Projekt Nordsachsen
Sechs Punkte, die andere Verwaltungen vor einer ähnlichen Umstellung typischerweise klären. Die Antworten fassen die Story aus dem Sachsenlandkurier 01/26 kompakt zusammen.
Die Digitalisierung des Posteingangs in Nordsachsen
In einem Artikel für den Sachsenlandkurier (Organ des Sächsischen Städte- und Gemeindetages e. V.) berichtet Herr Wolf von der Stabsstelle Zukunftsstrategie tiefgreifend über die Herausforderungen. Er beschreibt, warum sich der Mut zum späten technischen Kurswechsel ausgezahlt hat.
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